La dématérialisation est un sujet central pour la croissance de vos entreprises.
Tout d’abord, pourquoi la dématérialisation doit vous interpeller ?
Il ne vous a pas échappé que le numérique gagne chaque jour un peu plus de terrain dans notre quotidien, y compris professionnel, et que cela va dans l’ordre des choses. A chacun de prendre ses responsabilités et d’adapter son entreprise à la réalité des besoins de gestion d’aujourd’hui. Pour autant, cela ne doit pas effrayer les réfractaires au tout numérique, ni être perçu comme une contrainte.
La dématérialisation permet avant tout une traçabilité des process, une transparence absolue vis-à-vis des clients, ainsi qu’une mise en conformité stricte avec la réglementation. Des arguments supplémentaires pour l’obtention de l’ISO 9001.
Grâce à la dématérialisation, les changements dus au marché ou à la législation sont nettement simplifiés. Plus de réactivité, moins de temps perdu. L’ensemble des processus de l’entreprise est formalisé. Les services sont décloisonnés et l’entreprise gagne en souplesse. L’accès aux documents est immédiat, selon le niveau d’accès de chaque collaborateur.
D’ailleurs, c’est aussi une des clés de la dématérialisation : la sécurisation des données et des process, grâce à la signature électronique.
Enfin, n’oublions pas que d’après la Loi Macron, les factures électroniques deviendront la norme d’ici 2020. La dématérialisation est inéluctable.
UNE AUTRE VISION DE L’ENTREPRISE
Tout cela démontre que la dématérialisation marque une évolution de l’entreprise. Trop souvent, elle est ramenée à une simple question de stockage électronique. Il faut vraiment sortir de cette vision simpliste et très insuffisante de ce process aujourd’hui incontournable. La dématérialisation est une manière de réinventer la gestion de l’entreprise. Elle représente une somme d’outils formidables pour l’ensemble des services, de la comptabilité aux ressources humaines, en passant par l’administration des ventes.
Elle optimise ainsi le pilotage d’une société, elle permet aux collaborateurs de gagner du temps (jusqu’à 40%) et donc d’être beaucoup plus productifs.
Avec la dématérialisation, nous sommes sur une approche stratégique, et non technologique de la gestion.
Depuis sa création, KERLOG entend permettre aux organisations d’anticiper les évolutions de leur marché, de respecter les normes technologiques, réglementaires et sociétales et d’accélérer leur prise de décisions stratégiques.
Notre ambition : Leur donner les moyens d’exploiter la richesse de leur entreprise, de l’analyser et de la comprendre.
Comment les solutions KERLOG parviennent-elles à répondre concrètement aux attentes des professionnels de l’environnement ?
Pourquoi les professionnels de l’environnement doivent aller vers la dématérialisation pour fluidifier leurs échanges ?
GED : ORGANISATION ET PRODUCTIVITÉ
Il est nécessaire de sortir de l’idée préconçue que la Gestion Electronique des Documents (GED) ne se résume qu’à un simple scan de documents, ou une sauvegarde sur disque dur. Elle va bien au-delà. La gestion électronique de documents passe par un véritable processus d’identification de l’ensemble de ces documents (nouveaux ou déjà existants).
Une GED efficace exige un outil informatique spécialisé qui intègre plusieurs étapes :
- L’acquisition des données
- Le classement
- La diffusion (consultation en interne)
- L’archivage
En facilitant l’accès aux documents à l’ensemble des collaborateurs, l’entreprise gagne en productivité.
En effet, la dématérialisation des documents permet :
- De s’affranchir du papier
- De faciliter l’accès aux informations pour l’ensemble des collaborateurs, même à distance
- De sécuriser l’accès aux documents confidentiels
- De gagner du temps dans la recherche des documents.
LES SOLUTIONS DE KERLOG
Grâce à EcoREC et son module EcoPortail, KERLOG vous propose un outil de GED tout particulièrement adapté aux métiers de la récupération et du recyclage. Simple et intuitif, basé sur ALFRESCO, leader mondial de la GED, EcoPortail permet de réaliser le reporting de l’entreprise avec LIBRA DATA. Parallèlement, les solutions mobiles de KERLOG, comme la signature horodatée et géolocalisée, ou la transmission des données du terrain sans
re-saisie, complètent une offre globale et personnalisée pour la dématérialisation de votre gestion.
INDEXATION DE DOCUMENTS
EcoPortail possède une indexation très performante :
- Par numéro de pièce
- Par nom de client
- Par nom du chantier
- Par nom éco d’articles
CONNEXION AVEC LIBRA DATA
EcoPortail dispose d’un accès à LIBRA DATA, l’outil de reporting de KERLOG. L’utilisateur ne peut accéder qu’au contenu dont il a les droits, avec ses codes. Grâce à EcoPortail, vous avez accès à un reporting dynamique, paramétrable dans LIBRA DATA.
PRISE DE COMMANDES EN LIGNE
EcoPortail est interfacé à EcoBennes, module de gestion des contenants.
Il donne au client, une vision précise de la situation : les contenants mis à sa disposition, les demandes de rotation ou de retrait, les plannings d’EcoBennes.
LES RÉCLAMATIONS
EcoPortail gère les réclamations des usagers et des clients. Il permet de mettre en place un processus de réclamation (paramétrable) : identification du problème, envoie vers les services concernés, réponse à l’usager ou au client.
PRÉ-PAIEMENT
Le pré-paiement vous assure le paiement direct de vos clients. Pour cela, EcoPortail vous permet de créditer directement le compte bancaire de votre entreprise et de vérifier en temps réel si le client dispose de suffisamment de crédit pour déposer chez vous.